Cover Letter কি? কীভাবে একটি ভালো Cover Letter লিখবেন

Cover Letter (কভার লেটার) কি?

চাকুরির আবেদন প্রক্রিয়ায় সফলতা প্রাপ্তির জন্য অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল cover letter। যা কখনো resume এর চেয়েও গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে, কেননা একটি কাভার লেটার একজন মানুষকে আরেকজন অপরিচিত মানুষের কাছে প্রথমবার উপস্থাপন করে।  

কাভার লেটার resume এ উল্লেখ করা সকল প্রকার সার্টিফিকেশন, অভিজ্ঞতা, দক্ষতা, কোমল দক্ষতা প্রদর্শনের পাশাপাশি; চাকুরির জন্য আবেদনকারী নিজেকে উৎসাহী, আগ্রহী এবং যোগ্যপ্রার্থী হিসেবে উপস্থাপন করার সুযোগ পেয়ে থাকে।

অন্যদের থেকে ভিন্নভাবে উপস্থাপন করা কাভার লেটারের মাধ্যমে আবেদন প্রক্রিয়ার পরবর্তী পর্যায়ে ডাক পাবার সুযোগ বেড়ে যায়। 

Download Cover Letter Sample

Structure of a Cover Letter

3-5 Paragraphs

একটি কাভার লেটার সাধারণত ৩-৫ টি প্যারাগ্রাফে লেখা হয়। এই ধরনের লেটার লিখার ক্ষেত্রে নির্ধারিত কোন দৈর্ঘ্য উল্লেখ করা থাকে না।

একজন নিয়োগকর্তা একটি আবেদন পর্যবেক্ষণের জন্য অল্প কিছু সময় ব্যয় করতে পারেন। সেজন্য কাভার লেটারটিকে যথাসম্ভব সংক্ষিপ্ত এবং অন্যদের তুলনায় আলাদা করে লিখলে (আকর্ষণীয়, ভিন্নধরনের শব্দের ব্যবহার, নিজ অর্জনের সঠিক উপস্থাপন) পরবর্তী ধাপে সাক্ষাৎকারের জন্য ডাক পাবার সম্ভবনা বেড়ে যায়।      

Structure

1. Addresses and date: ঠিকানা এবং তারিখ উল্লেখ করুন।

2. Salutation: অভিবাদন জানিয়ে নিজের পরিচয় উল্লেখ করুন।

3. An introductory paragraph stating: সূচনামূলক অনুচ্ছেদে নিন্মোক্ত বিষয়গুলো উল্লেখ করতে হয়।  

• যে চাকুরির জন্য আবেদন করা হয়েছে তা উল্লেখ করা।
• নির্ধারিত চাকুরিটির খোঁজ কীভাবে পেলেন তা বলে দেয়া।
• নির্ধারিত পদে চাকুরির জন্য আবেদনকারীর যোগ্যতা এবং পেশাদার হিসেবে কেমন সেটিকে একবাক্যের মধ্যে উপস্থাপন করা।

4. Body 1

নির্ধারিত পদে কিংবা সেই অফিসে চাকুরি করার ক্ষেত্রে আবেদনকারীর ইচ্ছা এবং আবেদনকারীর যোগ্যতা সেই পদে চাকুরির ক্ষেত্রে কতটা সামঞ্জস্যপূর্ণ, সেটি উল্লেখ করা।

5. Optional Body 2 (and 3)

• Resume এ সরাসরি উল্লেখ নেই এমন কোন দক্ষতা, যা কিনা আবেদনকৃত পদে সহায়ক ভূমিকা পালন করতে পারে। এমন কোন দক্ষতা যদি থাকে তা কাভার লেটারে উল্লেখ করা।
• এসব দক্ষতা কীভাবে আবেদন করা পদের ক্ষেত্রে সহায়তা করতে পারে এবং সেক্ষেত্রে নিজেকে নির্ধারিত পদের জন্য যোগ্য আবেদনকারী হিসেবে উপস্থান করা।

6. Thanks

• নিয়োগকর্তাকে ধন্যবাদ জানানো।
• আরো একবার আবেদন করা পদে চাকুরিটি করার জন্য কতটুকু আগ্রহী এবং উৎসাহী তা প্রকাশ করুন।
• আপনার সাথে যোগাযোগের জন্য আরো একটি বিকল্প ব্যবস্থা জানিয়ে দিন, যা কিনা চাকুরির ব্যাপারে আপনার আগ্রহ এবং উৎসাহকে নিয়োগদাতার নিকট প্রকাশ করবে।

7. Salutation

অভিবাদনসূচক ভঙ্গিতে কাভার লেটারটিকে শেষ করুন।

Tips for Writing Cover Letters:

• যে পদের জন্য আবেদন করা হচ্ছে, সেটি স্পষ্ট ও শুদ্ধভাবে উল্লেখ করুন। আবেদনকৃত পদের কাজ এবং অফিস সম্পর্কে তথ্য জেনে নেয়া।
• কোম্পানী/ অফিস এবং সেই পদ সম্পর্কিত বিস্তারিত জেনে নেয়া হলে কাভার লেটার লেখার ক্ষেত্রে সুবিধা হয় এবং নিজের কোন দক্ষতাটি উক্ত কাজের ক্ষেত্রে উপযোগী তা যথাযথভাবে উপস্থাপন করা যায়।
• নিজের মতে আপনার সবচেয়ে উল্লেখযোগ্য অভিজ্ঞতাকে বিশেষ গুরুত্ব দিন এবং তা উল্লেখ করুন। নিজের অর্জন সম্পর্কে আত্মবিশ্বাসী এবং গর্বিত হয়ে নিজের সম্পর্কে কাভার লেটারে উপস্থাপন করুন; তা যত ছোটই হোক না কেন।
• কাভার লেটারে কখনোই একাধিক দক্ষতা বা যোগ্যতা উল্লেখ করা উচিৎ নয়, সেই কাজের জন্য কাভার লেটারের সাথে সিভি যোগ করা হয়। বরং যেকোন একটি বা ২টি দক্ষতা উল্লেখ করে অল্প কথায় ব্যাখ্যা করুন, যা আবেদন করা পদের ক্ষেত্রে প্রয়োজনীয়।
• ইতিবাচক ভঙ্গিতে আগামীতে সাক্ষাতের ব্যাপারে আশাবাদ ব্যক্ত করুন।

Useful Phrases:

❖ Referring to the Position:

আবেদন করা নির্ধারিত পদের কথা উল্লেখ করার ক্ষেত্রে নিন্মোক্ত বাক্যাংশগুলো ব্যবহার করা যেতে পারে।

• I am writing to you in response to your advertisement for...
• I would like to apply for the position of...
• I'm interested in applying for…

❖ Pointing Out Important Qualifications:

গুরুত্বপূর্ণ কোন দক্ষতা উল্লেখ করার জন্য যে সব বাক্যাংশ ব্যবহার করা যেতে পারে, সেগুলো নিচে দেয়া হল।

• As you can see from my enclosed resume, my experience and qualifications match this position's requirements closely.
• I believe my...make of me an ideal candidate for this position.
• I would like to point out...
• .., I improved (furthered, extended, deepened, etc.) my knowledge of...
• My superiors really appreciated my... / when I...
• I was responsible for...
• My former position required me to..., which...

❖ Referring to Future Interview:

আগামীতে সাক্ষাতের ব্যাপারটি উল্লেখ করার জন্য নির্দিষ্ট কিছু বাক্যাংশ ব্যবহার করা যায়। যা এই বিষয় সংক্রান্ত আলোচনাটিকে ইতিবাচকভাবে নিয়োগকর্তার নিকট প্রকাশ করতে সক্ষম।

• Please, feel free to contact me at...(for any further questions).
• I look forward to an opportunity to speak with you in person.
• I look forward to speaking with you personally.
• I look forward to discussing how I can…